こんにちは！
法人営業15年のミラさんです。
本日は「メールの難しさ」についてお伝えしたいと思います！
「メールだと伝えたいニュアンスが伝えにくい」
「電話する方が早いけど、相手が電話を嫌がるのでメールで連絡が多くなる…」
あなたたのそんな悩みを解決します。
- メール利用の考え方、伝え方が分かる
この記事では、今までメール利用が苦手だった人に、少しでも使いやすくなったり、コツが分かってもらえればと思います。
それでは行きましょう！
メールはなぜ難しい？
相手の表情が見えない
文面を見て相手がどのような表情になるか、どのような反応をするかが分からず、その場でのフォローがしずらい点が難しい点。
直接会っていると、相手の表情を見ながらフォローすることができる。
相手がいつ見たか分からない
相手が認識できたかどうか把握しずらいので、こちらからのアクションを取りずらい。
やはり、電話やリアルでのやり取り在りきになる。
文字だけだとニュアンスが伝わりにくい
メールは文字面だけで分かりやすい反面、相手の表情が見えないため、冷たい印象を与えてしまいがちですよね。
直接会った場合は、こちらの声量やトーン、話すスピードを調整しながら、ニュアンスを込めて伝えられる。
メールのメリットは？
証拠として残せる
トラブルになった時、言った言わないの水掛け論になりにくい。
電話に出にくい状況でもやり取りできる
会議や移動中でもやり取りできる。
相手の時間を拘束しない点でもメリットになる。
関係者に共有できる
電話では共有できないが、メールだといっぺんに関係部署や関係会社に一斉に共有できる。
メール対応の改善策は？
相手を慮る対応をする
リアルでのコミュニケーション同様、相手の気持ちを推し量りながら、丁寧な文章作成を心掛ける。
効率重視でテンプレートでのやり取りが多いかもしれないが、大事な場面では丁寧に一字一句に注意して作成したい。
インプットをする
書籍や記事等でインプットをして語彙力、表現力を鍛える事は、メールで伝える力を向上させることに繋がります。
リアルでの人間関係を構築する
リアルでの人間関係ありき。ここをサボってはいけない。
メールはあくまで連絡手段であり、関係を深めるための主な手段にはなりにくいと考える。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
仲が良くて相手との関係性ができていて、性格もよく分かっているようであれば、相手の真意も理解しやすい。
それが無い状態だと同じ文章でも違うニュアンスに捉えられる可能性もある。
物理的にすぐ会えないようであれば、電話で捕捉するのも一つだが、電話も同様に表情が見えない分、
柔らかい口調の割に実は怒っているとか、荒い口調だが実はそれが標準的な話し方だったとか、
想像しながら話すのにも限界がある。
結局ヒトとヒトとの繋がりがあっての商売で、直接会ってしっかりお互いに信頼関係を構築しておくに越した事はない。
そこに近道は無く、リモート商談を数回実施したところで同じような結果になる。
わざわざ時間とお金と労力を使って、会いに行くというプロセスが心の距離を近づけ、
キズナを強くするきっかけにするんだと思う。
簡単にメールやチャット、SNSができるオンラインの世の中だからこそ、
汗をかいてオフラインの関係性を大切にしておきたいよね。
コメント